Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»




Скачать 493.96 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»
страница1/4
Дата публикации12.04.2013
Размер493.96 Kb.
ТипМетодические рекомендации
www.vbibl.ru > Право > Методические рекомендации
  1   2   3   4

Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования
          1. «Алтайский государственный технический университет
          2. им. И.И. Ползунова»

Бийский технологический институт (филиал)


Т.И. Макрушина

e:\ti\tanq\delo\делопроизводство hptt\pic\image034.gif


Архивное хранение документов
Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 всех форм обучения


Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И.Ползунова

2008


Содержание


Введение




1 Программа дисциплины




1.1




1.2




1.3




2 Практическая часть




2.1 Содержание заданий




2.2 Методические рекомендации по выполнению заданий




3 Примерный перечень для допуска к работе




4 Примерный перечень вопросов для защиты работы




Литература




Приложение А. Внутренняя опись документов




Приложение Б. Регистрационные карточки




Приложение В. Номенклатура дел




Приложение Г. Зверительный лист дела




Приложение Д. Обложка дела





1 ^ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

^ Оперативным называют хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

  • хранение документов в процессе их исполнения;

  • хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "^ Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

^ Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

^ Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.
^ 1.2 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

^ Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

  • предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

  • содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

  • закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

  • имеет справочное значение при изучении структуры организации;

  • является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

  • используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

  • может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

^ Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

  • Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

  • Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);

  • Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.(раздел 3.2.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

  • типовая номенклатура дел;

  • примерная номенклатура дел;

  • индивидуальная (конкретная) номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомстенных учреждений.

^ Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

  • в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

  • в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

^ Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

  • уставом или положением об организации,

  • положениями о структурных подразделениях,

  • штатным расписанием,

  • номенклатурой дел организации за прошлый год,

  • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

  • регистрационными формами,

  • ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

  • типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). 11

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

  • в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

  • в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

  • в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

  • в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

  • в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
  1   2   3   4

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине...
Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине...
«Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 всех форм обучения / Т. И. Макрушина; Алт гос техн ун-т,...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации к выполнению индивидуальных заданий по...
Индивидуальные задания: методические рекомендации к выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Информационное обеспечение товароведения...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению практических работ Нижний Новгород
Методические рекомендации предназначены для студентов, изучающих дисциплину «Грузоведение» по специальности 190701. 65 «Организация...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по разработке заданий для школьного этапа...
Методические рекомендации по подготовке олимпиадных заданий практического тура

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению курсового проекта по дисциплине...
Методические рекомендации для студентов специальности 050501. 65 Профессиональное обучение (дизайн)

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Экономика организации»
Гарина Е. П. Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Экономика организации». – Н. Новгород: вгипу,...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации к выполнению лабораторной работы по дисциплине...
Методические рекомендации к выполнению лабораторной работы по дисциплине Информационное обеспечение

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации к выполнению курсовой работы по дисциплине «Менеджмент»
Методические рекомендации предназначены для студентов вгипу заочной, вечерней и дистанционной форм обучения, изучающих курс «Менеджмент»,...

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» iconМетодические рекомендации по выполнению самостоятельной работы студентов...
Умарова Б. Х. Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы студентов всех специальностей по дисциплине «Русский...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
www.vbibl.ru
Главная страница